راهنمای مبتدیان برای حسابداری

رزماری کارلسون یک مربی مالی، نویسنده و مشاور است که از سال 2008 در مورد امور مالی تجاری و شخصی برای The Balance نوشته است. رزماری در کنار تدریس مالی برای نزدیک به سه دهه در مدارس از جمله دانشگاه کنتاکی، به عنوان مشاور مالی برای شرکت ها خدمت کرده است. از جمله Accenture و مواد دوره آنلاین در امور مالی را برای دانشگاه ها و شرکت ها توسعه داده است.

توماس جی کاتالانو یک CFP و مشاور سرمایه گذاری ثبت شده در ایالت کارولینای جنوبی است، جایی که او شرکت مشاوره مالی خود را در سال 2018 راه اندازی کرد. تجربه توماس به او تخصص در زمینه های مختلفی از جمله سرمایه گذاری، بازنشستگی، بیمه و برنامه ریزی مالی می دهد.

<img data-cke-saved-src="https://www.thebalancemoney.com/thmb/6C8PFCRi2tV6Rm0pczPDXFbS7nU=/750x0/filters:no_upscale():max_bytes(150000):strip_icc()/bookkeeping-101-a-begiing-tutorial-392961_final-eac0799543a04439a49f923c8b3e1717.png" src="https://www.thebalancemoney.com/thmb/6C8PFCRi2tV6Rm0pczPDXFbS7nU=/750x0/filters:no_upscale():max_bytes(150000):strip_icc()/bookkeeping-101-a-begiing-tutorial-392961_final-eac0799543a04439a49f923c8b3e1717.png" alt="Image shows three panels: one shows boxes of inventory, the next shows a debt notice, the third shows two people shaking hands and someone handing over a briefcase. Text reads: " begiers'="" accounting="" termsâÂx80Âx93assets:="" what="" the="" company="" owns,="" such="" as="" its="" inventory="" and="" accounts="" receivables.="" liabilities:="" a="" owes="" to="" suppliers="" (accounts="" payable),="" bank="" business="" loans,="" mortgages,="" any="" other="" debt="" on="" books.="" equity:="" ownership="" owner="" investors="" have="" in="" firm""="" width="1500" height="1000">

تصویر توسط دانیل فیشل © The Balance 2019

حسابداری فرآیند ثبت کلیه معاملات مالی انجام شده توسط یک تجارت است. حسابداران مسئول ثبت، طبقه بندی و سازماندهی هر تراکنش مالی هستند که در طول عملیات تجاری انجام می شود. حسابداری با حسابداری تفاوت دارد. فرآیند حسابداری از دفاتر نگهداری شده توسط حسابدار برای تهیه صورت های حسابداری و حساب های پایان سال استفاده می کند.

کسب وکارهای بسیار کوچک ممکن است یک سیستم حسابداری ساده را انتخاب کنند که هر تراکنش مالی را تقریباً به روش یک دسته چک ثبت می کند. کسب و کارهایی که تراکنش های مالی پیچیده تری دارند معمولاً از فرآیند حسابداری دو طرفه استفاده می کنند.

حسابداری چیست؟

حسابداری فرآیند پیگیری هر معامله مالی انجام شده توسط یک شرکت تجاری از افتتاح شرکت تا بسته شدن شرکت است. بسته به نوع سیستم حسابداری مورد استفاده توسط کسب و کار، هر تراکنش مالی بر اساس اسناد پشتیبانی ثبت می شود. این اسناد ممکن است رسید، فاکتور، سفارش خرید، یا نوع مشابهی از سوابق مالی باشد که نشان می دهد معامله انجام شده است.

معاملات حسابداری را می توان با دست در یک مجله یا با استفاده از یک برنامه صفحه گسترده مانند مایکروسافت اکسل ثبت کرد. در حال حاضر اکثر کسب و کارها از برنامه های کامپیوتری حسابداری تخصصی برای نگهداری کتاب هایی استفاده می کنند که تراکنش های مالی آنها را نشان می دهد. حسابداران می توانند از حسابداری تک ورودی یا دو ورودی برای ثبت تراکنش های مالی استفاده کنند. حسابداران باید نمودار حساب های شرکت و نحوه استفاده از بدهی ها و اعتبارات را برای متعادل کردن دفاتر درک کنند.

فرآیند حسابداری باید امکان اطلاع رسانی نتایج مالی شرکت در پایان سال را برای اهداف مالیات بر درآمد و تهیه صورت های مالی توسط حسابدار شرکت فراهم کند.

حسابداری چه تفاوتی با حسابداری دارد؟

حسابداری در یک شرکت تجاری یک عملکرد مهم، اما مقدماتی برای عملکرد واقعی حسابداری است. یک حسابدار اسناد مربوط به هر تراکنش مالی را جمع آوری می کند، معاملات را در مجله حسابداری ثبت می کند، هر معامله را به عنوان یک یا چند بدهی و یک یا چند اعتبار طبقه بندی می کند و معاملات را بر اساس نمودار حساب شرکت سازماندهی می کند.

تراکنش های مالی همه ثبت می شوند، اما باید در پایان دوره های زمانی خاص خلاصه شوند. برخی از شرکت ها به گزارش های فصلی نیاز دارند. سایر شرکت های کوچک تر ممکن است فقط در پایان سال به گزارش هایی نیاز داشته باشند تا برای انجام مالیات آماده شوند.

در پایان دوره زمانی مناسب، حسابدار مسئولیت را بر عهده می گیرد و اطلاعات مالی شرکت تجاری را تجزیه و تحلیل، بررسی، تفسیر و گزارش می کند. حسابدار همچنین صورتهای مالی پایان سال و حسابهای مناسب شرکت را تهیه می کند. گزارش های پایان سال تهیه شده توسط حسابدار باید با استانداردهای تعیین شده توسط هیئت استانداردهای حسابداری مالی (FASB) مطابقت داشته باشد. این قوانین اصول حسابداری پذیرفته شده عمومی (GAAP) نامیده می شوند.

برای راه اندازی حسابداری برای کسب و کار خود به چه چیزهایی نیاز دارید؟

یکی از اولین تصمیماتی که باید هنگام راه اندازی سیستم حسابداری خود بگیرید این است که آیا از سیستم حسابداری نقدی یا تعهدی استفاده کنید یا خیر. اگر یک کسب و کار کوچک و تک نفره در خانه یا حتی یک دفتر مشاوره بزرگتر از یک دفتر یک نفره اداره می کنید، ممکن است بخواهید حسابداری نقدی را دنبال کنید.

اگر از حسابداری نقدی استفاده می کنید، زمانی که پول نقد تغییر می کند، تراکنش خود را ثبت می کنید. با استفاده از حسابداری تعهدی، خریدها یا فروش ها را بلافاصله ثبت می کنید، حتی اگر پول نقد تا زمان دیگری تغییر نکند، گاهی اوقات شرکت ها کسب و کار خود را با استفاده از حسابداری نقدی شروع می کنند و با رشد به حسابداری تعهدی روی می آورند.

اگر قصد دارید به مشتریان خود اعتبار ارائه دهید یا اگر قرار است از تامین کنندگان خود درخواست اعتبار کنید، باید از سیستم حسابداری تعهدی استفاده کنید.

همچنین اگر می خواهید از حسابداری تک ورودی یا دو وارد استفاده کنید ، باید به عنوان یک صاحب مشاغل جدید تصمیم بگیرید. حسابداری تک ورودی مانند نگه داشتن ثبت نام چک شما است. شما هنگام پرداخت صورتحساب معاملات را ضبط می کنید و به حساب شرکت خود واریز می کنید. این تنها در صورتی کار می کند که شرکت شما با حجم کم معاملات نسبتاً کوچک باشد.

اگر شرکت شما بزرگتر و پیچیده تر است ، باید یک سیستم حسابداری دوتایی را تنظیم کنید. حداقل دو مدخل برای هر معامله انجام می شود. حداقل یک بدهی به یک حساب کار می کند و حداقل یک اعتبار به یک حساب دیگر داده می شود. این کلید حسابداری دو ورود است.

شرکت ها همچنین هنگام راه اندازی حسابداری برای مشاغل خود ، باید سیستم های حسابداری رایانه ای خود را تنظیم کنند. بیشتر شرکت ها از نرم افزار رایانه ای برای پیگیری مجله حسابداری خود با ورودی های حسابداری خود استفاده می کنند. بنگاههای بسیار کوچک ممکن است مانند مایکروسافت اکسل از یک صفحه گسترده اساسی استفاده کنند. مشاغل بزرگتر نرم افزارهای پیشرفته تری را برای پیگیری مجلات حسابداری خود اتخاذ می کنند.

سرانجام ، تجارت باید نمودار حساب های خود را تنظیم کند. نمودار حساب ها ممکن است با رشد و تغییر مشاغل با گذشت زمان تغییر کند.

نمودار حسابها هر حساب کاربری را که نیاز دارد و باید داشته باشد ، لیست می کند. هر حساب یک شماره و یک نام دارد. زیر حساب ها نیز ذکر شده است.

درک دارایی ها ، بدهی ها و عدالت هنگام تعادل کتاب ها

حسابداری مؤثر نیاز به درک حساب های اساسی شرکت دارد. این حساب ها و زیر حساب های آنها نمودار حساب های شرکت را تشکیل می دهد. دارایی ها ، بدهی ها و حقوق صاحبان سهام حسابهایی را تشکیل می دهند که ترازنامه شرکت را تشکیل می دهند.

دارایی همان چیزی است که شرکت صاحب آن مانند موجودی و مطالبات حساب های خود است. دارایی ها همچنین شامل دارایی های ثابت هستند که به طور کلی گیاه ، تجهیزات و زمین هستند. اگر نگاه کنید به قالب یک ترازنامه نگاه می کنید ، حساب های دارایی ذکر شده به ترتیب نقدینگی آنها را مشاهده خواهید کرد. حساب های دارایی با حساب نقدی شروع می شود زیرا پول نقد کاملاً مایع است. پس از حساب نقدی ، موجودی ، مطالبات مطالبات و دارایی های ثابت وجود دارد. این دارایی های ملموس است. می توانید آنها را لمس کنید. شرکت ها همچنین دارایی های نامشهود مانند حسن نیت مشتری دارند که ممکن است در ترازنامه ذکر شود.

بدهی ها همان چیزی است که این شرکت به آنچه مدیون تأمین کنندگان ، وام های بانکی و تجاری ، وام و وام های دیگر در کتاب است ، مدیون است. حساب های مسئولیت در ترازنامه شامل بدهی های فعلی و بلند مدت است. بدهی های فعلی معمولاً حساب های قابل پرداخت و تعهدی هستند. حساب های قابل پرداخت معمولاً همان چیزی است که تجارت به تأمین کنندگان ، کارت های اعتباری و وام های بانکی خود مدیون است. تعهدی شامل مالیات های بدهکار از جمله مالیات بر فروش بدهکار و مالیات فدرال ، ایالتی ، تأمین اجتماعی و مالیات بر کارمندان برای کارمندان است که به طور کلی سه ماهه پرداخت می شوند. بدهی های بلند مدت بلوغ بیشتر از یک سال است و مواردی مانند وام رهنی را شامل می شود.

حقوق صاحبان سهام سرمایه گذاری یک صاحب مشاغل و هر سرمایه گذار دیگر در شرکت است. حسابهای سهام شامل تمام ادعاهایی است که صاحبان آن علیه شرکت دارند. صاحب مشاغل سرمایه گذاری دارد و ممکن است تنها سرمایه گذاری در شرکت باشد. اگر این شرکت سرمایه گذاران دیگری را به خود اختصاص داده باشد ، این در اینجا منعکس شده است.

در حسابداری ، باید در پایان سال کتاب های خود را متعادل کنید. حسابدار مجبور است دقیق این موارد را رعایت کند و مطمئن باشد که معاملات مربوط به دارایی ها ، بدهی ها و حقوق صاحبان سهام به درستی و در جای مناسب ثبت می شود. یک فرمول کلیدی وجود دارد که می توانید از آنها استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید که کتابهای شما همیشه تعادل دارند. این فرمول معادله حسابداری نامیده می شود:

دارایی = بدهی + عدالت

معادله حسابداری به این معنی است که هر آنچه که تجارت (دارایی) در برابر ادعاهای علیه تجارت (بدهی ها و حقوق صاحبان سهام) متعادل است. بدهی ها بر اساس آنچه شما به فروشندگان و وام دهندگان مدیون هستید ، است. صاحبان مشاغل علیه دارایی های باقیمانده (سهام) ادعایی دارند.

صورت درآمد و حسابداری: درآمد ، هزینه و هزینه

بیانیه درآمد با استفاده از درآمد حاصل از فروش و سایر منابع ، هزینه ها و هزینه ها تهیه می شود. در حسابداری ، شما باید هر معامله مالی را در ژورنال حسابداری ثبت کنید که در یکی از این سه دسته قرار می گیرد.

اطلاعات حاصل از ترازنامه و صورتحساب درآمد یک شرکت ، در پایان سال ، یک تصویر کامل از معاملات حسابداری شرکت در مجله حسابداری ، به حسابدار می دهد.

درآمد تمام درآمدی است که یک تجارت در فروش محصولات یا خدمات خود دریافت می کند. هزینه هایی که به عنوان هزینه کالاهای فروخته شده نیز شناخته می شود ، تمام پولی است که یک تجارت برای خرید یا تولید کالاها یا خدماتی که به مشتریان خود می فروشد خرج می کند. حساب خریدها در نمودار حساب ها کالاهای خریداری شده را ردیابی می کند.

هزینه ها تمام پولی است که برای اداره شرکت هزینه می شود که به طور خاص با یک محصول یا خدمات فروخته شده مرتبط نیست. نمونه ای از حساب هزینه ، حقوق و دستمزد یا فروش و هزینه های اداری است.

یک حسابدار مسئول شناسایی حساب هایی است که باید در آن معاملات ثبت شود. به عنوان مثال ، اگر این تجارت فروش نقدی را به مشتری تبدیل کند و تجارت شما از حسابداری دو نفری استفاده می کند ، پول نقد دریافت شده در حساب دارایی به نام Cash را ضبط می کنید و فروش در حساب درآمد به نام فروش ثبت می شود.< Pan> هزینه ها تمام پولی است که برای اداره شرکت هزینه می شود که به طور خاص مربوط به یک محصول یا خدمات فروخته شده نیست. نمونه ای از حساب هزینه ، حقوق و دستمزد یا فروش و هزینه های اداری است.