آشنایی با سیستم های اطلاعات حسابداری (AIS)

ایمی فونتینل بیش از 15 سال تجربه در زمینه تأمین مالی شخصی - بیمه ، مالکیت خانه ، برنامه ریزی بازنشستگی ، کمک های مالی ، بودجه بندی و کارت های اعتباری - به خوبی دارایی شرکت ها و حسابداری ، اقتصاد و سرمایه گذاری است. علاوه بر سرمایه گذاری ، او برای مشاور فوربس ، The Motley Fool ، معتبر و خودی نوشت و سردبیر مدیر یک مجله اقتصاد است. او فارغ التحصیل دانشگاه واشنگتن در سنت لوئیس است.

دیوید مهربانی یک حسابدار عمومی معتبر (CPA) و یک متخصص در زمینه حسابداری مالی ، برنامه ریزی و تهیه مالیاتی شرکت و فردی و برنامه ریزی سرمایه گذاری و بازنشستگی است. دیوید به هزاران مشتری کمک کرده است تا سیستم های حسابداری و مالی خود را بهبود بخشند ، بودجه ایجاد کنند و مالیات خود را به حداقل برسانند.

ملودی کازل یک بررسی کننده واقعیت برای سرمایه گذاری است. او برای مقاله مجله غیر داستانی خود "لاک پشت های مقدس" در فینالیست در بخش 10 امتیاز عالی منطقه SPJ بود. او علاوه بر کار خود به عنوان نویسنده و ویراستار ، برای پروژه Borgen کارآموزی کرد و در آنجا از مهارت های خود برای جلب توجه به فقر جهانی استفاده کرد.

یک سیستم اطلاعات حسابداری (AIS) ساختاری است که یک تجارت برای جمع آوری ، ذخیره ، مدیریت ، پردازش ، بازیابی و گزارش داده های مالی خود از آن استفاده می کند تا بتواند توسط حسابداران ، مشاوران ، تحلیلگران تجارت ، مدیران ، افسران ارشد مالی استفاده شود (CFOS) ، حسابرسان ، تنظیم کننده ها و آژانس های مالیاتی.

حسابداران آموزش دیده ویژه با AIS کار می کنند تا از بالاترین سطح دقت در معاملات مالی یک شرکت و نگه داشتن سوابق اطمینان حاصل کنند ، و همچنین داده های مالی را به راحتی در دسترس کسانی قرار می دهند که به طور قانونی نیاز به دسترسی به آن دارند-در حالی که داده ها را دست نخورده و ایمن نگه می دارند. بشر

غذای اصلی

• یک سیستم اطلاعات حسابداری (AIS) توسط شرکت ها برای جمع آوری ، ذخیره ، مدیریت ، پردازش ، بازیابی و گزارش داده های مالی استفاده می شود.
• AIS می تواند توسط حسابداران ، مشاوران ، تحلیلگران تجارت ، مدیران ، افسران ارشد مالی ، حسابرسان و تنظیم کننده ها استفاده شود.
• AIS به بخشهای مختلف درون یک شرکت کمک می کند تا با هم کار کنند.
• AIS مؤثر از سخت افزار و نرم افزار برای ذخیره و بازیابی داده ها استفاده می کند.
• کنترل های داخلی و خارجی AIS برای محافظت از داده های حساس یک شرکت بسیار مهم است.

آشنایی با سیستم های اطلاعات حسابداری

درک سیستم های اطلاعات حسابداری (AIS)

یک سیستم اطلاعات حسابداری راهی برای ردیابی کلیه حسابداری و فعالیتهای تجاری برای یک شرکت است. سیستم های اطلاعات حسابداری به طور کلی از شش مؤلفه اصلی تشکیل شده است: افراد ، رویه ها و دستورالعمل ها ، داده ها ، نرم افزار ، زیرساخت های فناوری اطلاعات و کنترل های داخلی. در زیر تفسیر هر مؤلفه به تفصیل آورده شده است.

1. مردم AIS

افراد در AIS کاربران سیستم هستند. AIS به بخشهای مختلف درون یک شرکت کمک می کند تا با هم کار کنند. متخصصانی که ممکن است نیاز به استفاده از AIS یک سازمان داشته باشند عبارتند از:

• حسابدار
• مشاور
• تحلیلگران تجارت
• مدیران
• افسران ارشد مالی
• حسابرسان

به عنوان مثال ، مدیریت می تواند اهداف فروش را تعیین کند که کارکنان بتوانند مقدار مناسب موجودی را سفارش دهند. دستور موجودی به بخش حسابداری از یک قابل پرداخت جدید اطلاع می دهد. هنگامی که فروش در یک تجارت انجام می شود ، مردم و بخش های درگیر در روند فروش می توانند موارد زیر را شامل شوند:

1. فروشندگان سفارشات مشتری را وارد AIS می کنند.
2. صورتحساب حسابداری یا فاکتور برای مشتری ارسال می کند.
3. انبار سفارش را مونتاژ می کند.
4. بخش حمل و نقل سفارش را به مشتری ارسال می کند.
5. بخش حسابداری از حساب های جدید دریافتنی مطلع می شود ، که IOU از مشتری است که به طور معمول طی 30 ، 60 یا 90 روز پرداخت می شود.
6. بخش خدمات مشتری سفارش و محموله های مشتری را ردیابی می کند.
7. مدیریت از AIS برای ایجاد گزارش های فروش و انجام تجزیه و تحلیل هزینه استفاده می کند ، که می تواند شامل موجودی ، حمل و نقل و هزینه های تولید باشد.

با داشتن AIS به خوبی طراحی شده ، همه افراد در یک سازمان می توانند به یک سیستم یکسان دسترسی پیدا کنند و همان اطلاعات را بازیابی کنند. AIS همچنین در صورت لزوم روند گزارش اطلاعات به افراد خارج از سازمان را ساده می کند.

به عنوان مثال ، مشاوران ممکن است از اطلاعات در AIS برای تجزیه و تحلیل اثربخشی ساختار قیمت گذاری شرکت با نگاه به داده های هزینه ، داده های فروش و درآمد استفاده کنند. همچنین ، حسابرسان می توانند از داده ها برای ارزیابی کنترل داخلی شرکت ، وضعیت مالی و رعایت مقررات مانند قانون Sarbanes-Oxley (SOX) استفاده کنند.

AIS باید برای پاسخگویی به نیازهای افرادی که از آن استفاده می کنند ، طراحی شود. این سیستم همچنین باید آسان باشد و باید بهبود یابد ، نه مانع از کارآیی.

2. رویه ها و دستورالعمل ها

روش و دستورالعمل های AIS روشی است که برای جمع آوری ، ذخیره ، بازیابی و پردازش داده ها استفاده می کند. این روشها هم دستی و هم خودکار هستند. داده ها می توانند از هر دو منبع داخلی (به عنوان مثال ، کارمندان) و منابع خارجی (به عنوان مثال ، سفارشات آنلاین مشتریان) تهیه شوند. رویه ها و دستورالعمل ها در نرم افزار AIS کدگذاری می شوند. با این حال ، رویه ها و دستورالعمل ها نیز باید از طریق مستندات و آموزش در کارمندان "رمزگذاری" شوند. برای مؤثر بودن ، رویه ها و دستورالعمل ها باید به طور مداوم دنبال شوند.

3. داده های AIS

AIS برای ذخیره اطلاعات ، مانند زبان پرس و جو ساختاری (SQL) باید دارای یک ساختار پایگاه داده باشد ، که یک زبان رایانه ای است که معمولاً برای پایگاه داده ها استفاده می شود. SQL به داده های موجود در AIS اجازه می دهد تا برای اهداف گزارش دستکاری و بازیابی شوند. AIS همچنین برای انواع مختلف کاربران سیستم و ورود داده ها و همچنین قالب های مختلف خروجی به صفحه های ورودی مختلفی نیاز دارد تا نیازهای کاربران مختلف و انواع مختلف اطلاعات را برآورده کند.

داده های موجود در AIS همه اطلاعات مالی مربوط به شیوه های تجاری سازمان است. هرگونه اطلاعات تجاری که بر امور مالی شرکت تأثیر بگذارد ، باید به AIS برود.

نوع داده های موجود در AIS به ماهیت تجارت بستگی دارد ، اما ممکن است از موارد زیر تشکیل شود:

• سفارش های فروش
• صورتهای صورتحساب مشتری
• گزارش های تجزیه و تحلیل فروش
• نیازهای خرید
• فاکتورهای فروشنده
• ثبت نام ها را بررسی کنید
• داده های موجودی
• اطلاعات حقوق و دستمزد
• زمان بندی
• اطلاعات مالیاتی

از داده ها می توان برای تهیه صورتهای حسابداری و گزارش های مالی ، از جمله حساب های دریافتی پیری ، استهلاک یا برنامه های استهلاک ، مانده آزمایش و بیانیه سود و زیان استفاده کرد. داشتن تمام این داده ها در یک مکان-در AIS-فعالیت های ثبت ، گزارش ، تجزیه و تحلیل ، حسابرسی و تصمیم گیری را در اختیار شما قرار می دهد. برای اینکه داده ها مفید باشند ، باید کامل ، دقیق و مرتبط باشد.

از طرف دیگر ، نمونه هایی از داده هایی که به AIS نمی روند شامل یادداشت ها ، مکاتبات ، ارائه ها و کتابچه راهنما هستند. این اسناد ممکن است رابطه مماس با امور مالی شرکت داشته باشد ، اما به استثنای پاورقی های استاندارد ، آنها واقعاً بخشی از سوابق مالی شرکت نیستند.

4. نرم افزار AIS

مؤلفه نرم افزاری AIS برنامه های رایانه ای است که برای ذخیره ، بازیابی ، پردازش و تجزیه و تحلیل داده های مالی شرکت استفاده می شود. قبل از وجود رایانه ، AIS یک سیستم دستی و مبتنی بر کاغذ بود ، اما امروزه بیشتر شرکت ها از نرم افزار رایانه ای به عنوان پایه AIS استفاده می کنند. مشاغل کوچک ممکن است از QuickBooks Intuit یا حسابداری Sage 50 Sage 50 استفاده کنند ، اما افراد دیگری نیز وجود دارند. مشاغل کوچک تا متوسط ممکن است از تجارت SAP استفاده کنند. مشاغل متوسط و بزرگ ممکن است از Microsoft's Dynamics GP ، Sage Group's MAS 90 یا MAS 200 ، PeopleSoft Oracle یا مدیریت مالی Epicor استفاده کنند.

کیفیت ، قابلیت اطمینان و امنیت مؤلفه های اصلی نرم افزار مؤثر AIS هستند. مدیران برای تصمیم گیری در مورد شرکت به اطلاعاتی که از آن استفاده می کند تکیه می کنند و برای تصمیم گیری صحیح به اطلاعات با کیفیت بالا نیاز دارند.

برنامه های نرم افزاری AIS می توانند برای پاسخگویی به نیازهای منحصر به فرد انواع مختلف مشاغل سفارشی شوند. اگر یک برنامه موجود نیازهای یک شرکت را برآورده نکند ، این نرم افزار همچنین می تواند در خانه با ورودی قابل توجهی از کاربران نهایی تهیه شود یا می تواند توسط یک شرکت شخص ثالث به طور خاص برای سازمان تهیه شود. این سیستم حتی می تواند به یک شرکت تخصصی برون سپاری شود.

برای شرکت های بازنگری عمومی ، مهم نیست که چه برنامه های نرم افزاری و گزینه های سفارشی سازی کسب و کار را انتخاب می کند ، مقررات Sarbanes-Oxley ساختار AIS را تا حدی دیکته می کند. این امر به این دلیل است که مقررات SOX کنترل های داخلی و رویه های حسابرسی را که شرکت های دولتی باید با آن رعایت کنند ، ایجاد می کنند.

5. زیرساخت فناوری اطلاعات

زیرساخت های فناوری اطلاعات فقط یک نام فانتزی برای سخت افزاری است که برای کار با سیستم اطلاعات حسابداری استفاده می شود. بسیاری از این موارد سخت افزاری که یک تجارت به هر حال نیاز دارد و می تواند موارد زیر را شامل شود:

• رایانه
• دستگاه های همراه
• سرور
• چاپگرها
• موج محافظین
• روتر
• رسانه ذخیره سازی
• منبع تغذیه پشتیبان

علاوه بر هزینه ، عواملی که باید در انتخاب سخت افزار در نظر بگیرند شامل سرعت ، قابلیت ذخیره سازی و اینکه آیا می توان آن را گسترش و به روز کرد.

شاید مهمتر از همه ، سخت افزار انتخاب شده برای AIS باید با نرم افزار مورد نظر سازگار باشد. در حالت ایده آل ، این فقط سازگار نیست ، بلکه بهینه خواهد بود - یک سیستم مشهور بسیار کمتری از یک روش سریع کمک خواهد کرد. یکی از راه هایی که مشاغل به راحتی می توانند الزامات سازگاری سخت افزار و نرم افزار را برآورده کنند ، خرید یک سیستم کلید در دست است که شامل سخت افزار و نرم افزاری است که تجارت به آن نیاز دارد. خرید سیستم کلید در دست ، از نظر تئوری به معنای این است که تجارت ترکیبی بهینه از سخت افزار و نرم افزار را برای AIS خود بدست می آورد.

AIS خوب همچنین باید شامل برنامه ای برای حفظ ، سرویس دهی ، تعویض و به روزرسانی اجزای سیستم سخت افزاری و همچنین برنامه ای برای دفع سخت افزار شکسته و منسوخ باشد ، به طوری که داده های حساس کاملاً از بین می روند.

6. کنترل های داخلی

کنترل های داخلی AIS اقدامات امنیتی است که برای محافظت از داده های حساس در آن وجود دارد. اینها می توانند به سادگی رمزهای عبور یا به اندازه شناسایی بیومتریک باشند. پروتکل های امنیتی بیومتریک ممکن است شامل ذخیره سازی خصوصیات انسانی باشد که به مرور زمان تغییر نمی کنند ، مانند اثر انگشت ، صدا و تشخیص چهره.

AIS برای محافظت در برابر دسترسی غیرمجاز به رایانه و محدود کردن دسترسی به کاربران مجاز ، که شامل برخی کاربران در داخل شرکت است ، باید کنترل داخلی داشته باشد. همچنین باید از دسترسی فایل غیرمجاز توسط افرادی که مجاز به دسترسی به قسمتهای انتخابی سیستم هستند ، جلوگیری کند.

AIS حاوی اطلاعات محرمانه است که نه تنها به شرکت بلکه به کارمندان و مشتریان خود نیز تعلق دارد. این داده ها ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• شماره تأمین اجتماعی
• اطلاعات حقوق و دستمزد و پرسنل
• شماره کارت اعتباری
• اطلاعات مشتری
• داده های مالی شرکت
• اطلاعات مالی تأمین کنندگان و فروشندگان

تمام داده های موجود در AIS باید رمزگذاری شوند و دسترسی به سیستم باید وارد شده و نظارت شود. فعالیت سیستم نیز باید قابل ردیابی باشد.

AIS همچنین به کنترل های داخلی نیاز دارد که آن را از ویروس های رایانه ای ، هکرها و سایر تهدیدهای داخلی و خارجی برای امنیت شبکه محافظت می کند. همچنین باید در برابر بلایای طبیعی و افزایش قدرت محافظت شود که می تواند باعث از بین رفتن داده شود.

نمونه های دنیای واقعی سیستم های اطلاعات حسابداری

AIS با طراحی خوب به یک تجارت اجازه می دهد تا به صورت روزانه به راحتی اجرا شود در حالی که AIS با طراحی ضعیف می تواند مانع عملکرد آن شود. سومین استفاده برای AIS این است که ، وقتی یک تجارت دچار مشکل می شود ، می توان از داده های AIS خود برای کشف داستان آنچه اشتباه پیش آمد ، استفاده کرد. موارد برادران WorldCom و Lehman دو مثال ارائه می دهد.

جهان

در سال 2002 ، حسابرسان داخلی WorldCom یوجین مورس و سینتیا کوپر از AIS این شرکت برای کشف نزدیک به 4 میلیارد دلار تخصیص هزینه کلاهبرداری و سایر ورودی های حسابداری استفاده کردند. تحقیقات آنها منجر به خاتمه CFO اسکات سالیوان و همچنین قوانین جدید شد-بخش 404 قانون Sarbanes-Oxley ، که کنترل و رویه های مالی داخلی شرکت ها را تنظیم می کند.

برادران لمان

هنگام بررسی دلایل فروپاشی لمان ، بررسی AIS و سایر سیستم های داده آن یک مؤلفه اصلی بود ، به همراه جمع آوری و بررسی اسناد ، به علاوه مصاحبه های شاهد. براساس گزارش 2،200 صفحه ای ، 9 صفحه ای امتحان کننده ، جستجوی علل عدم موفقیت شرکت "نیاز به تحقیق و بررسی گسترده در مورد عملیاتی ، تجارت ، ارزیابی ، ارزیابی ، مالی ، حسابداری و سایر سیستم های داده است."

سیستم های لمان نمونه ای از نحوه ساخت یک AIS را ارائه می دهند. گزارش Anton R. Valukas در گزارش آمده است: "در زمان تشکیل پرونده ورشکستگی ، لمان با بیش از 2600 سیستم نرم افزاری و برنامه های نرم افزاری وصله ای را حفظ کرد. بسیاری از سیستم های Lehman Arcane ، منسوخ یا غیر استاندارد بودند."

امتحان کننده تصمیم گرفت تا تلاش های خود را بر روی 96 سیستم که بیشترین اهمیت را دارند ، متمرکز کند. این امتحان فقط برای یادگیری نحوه استفاده از سیستم ها نیاز به آموزش ، مطالعه و آزمایش و خطا داشت.

گزارش والوكاس همچنین خاطرنشان كرد: "سیستم های لمان بسیار وابسته بودند ، اما روابط آنها برای رمزگشایی دشوار بود و به خوبی مستند نبودند. تلاش فوق العاده ای برای خنثی كردن این سیستم ها برای به دست آوردن اطلاعات لازم انجام شد."

خط پایین

شش مؤلفه AIS همه برای کمک به کارمندان کلیدی در جمع آوری ، ذخیره ، مدیریت ، پردازش ، بازیابی و گزارش داده های مالی خود همکاری می کنند. داشتن یک سیستم اطلاعات حسابداری به خوبی توسعه یافته و نگهداری شده که کارآمد و دقیق است ، یک مؤلفه ضروری از یک تجارت موفق است.